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88% das planilhas Excel possuem erros

01 de Outubro de 2020 Blog por Cassotis Consulting

Podemos dizer que o Microsoft Excel é hoje uma das ferramentas mais usada por empresas no mundo. Mesmo com o surgimento cada vez maior e mais rápidos de novos programas, o Excel parece não perder espaço.

 

Suas aplicações são das mais variadas: planilhas de acompanhamentos de KPIs, controle de estoque, relatórios financeiros, gestão de projeto... A capacidade do Excel de organizar e manipular dados, criando tabelas, gráficos e diagramas, e de construir diferentes fórmulas e relações entre os dados tornou-o na ferramenta preferida no mundo corporativo.

 

Con el tiempo, las hojas de cálculos simples para cálculos y los análisis rápidos abrieron espacio a grandes planillas conteniendo modelos complejos, con diferentes pestañas, una infinidad de gráficas, miles de fórmulas y una inmensa cantidad de datos. Sus aplicaciones se hicieron cada vez más sensibles, siendo usadas para determinar los presupuestos de empresas, asignación de sus recursos, análisis de retorno de inversiones, por ejemplo. Decisiones de miles de millones de dólares son tomadas por medio de análisis en Excel.

 

Com o tempo, planilhas para cálculos simples e análises rápidas foram dando espaço a grandes planilhas contendo modelos complexos, com diversas abas, inúmeros gráficos, milhares de fórmulas e uma gigantesca quantidade de dados. Suas aplicações passaram a ser cada vez mais sensíveis, sendo usadas para determinar o orçamentos de empresas, a alocação de seus recursos, análises de retorno de investimentos, por exemplo. Decisões de bilhões de dólares sendo tomada por meio de análises no Excel.

 

Com tamanha importância, o conhecimento em Excel passou a ser um item obrigatório nos currículos. O domínio da ferramenta passou a ser exigido praticamente em todos os níveis das empresas, ainda que muitas vezes não comprovado pelo candidatos. Por se tratar de uma ferramenta amigável, e de boa documentação, a maior parte dos usuário possui apenas um nível básico de formação e conhecimento, apesar de se considerarem usuários avançados. 

 

Considerando a complexidade dada às planilhas Excel, e a falta de domínio de muitos usuários, chegamos ao título deste post: mais de 80% das planilhas Excel possuem erros. O professor da University of Hawaii Ray Panko descobriu que em média 88% das planilhas Excel contém 1% ou mais erros em suas fórmulas.

 

De acordo com seus estudos [Referência 1], a frequência da geração de erros no desenvolvimento de planilhas é similar à geração no desenvolvimento de códigos de programação. No entanto, estes passam por muito mais baterias de testes e validação antes do início de sua utilização oficial, enquanto que a maior parte das planilhas passam a ser usadas logo na primeira versão desenvolvida.

 

Panko classifica os erros em planilhas em 3 tipos: os mecânicos, como erros de digitação de números, que costumam ser rapidamente detectados e corrigidos; os erros lógicos, como a utilização errada de fórmulas, que são os mais frequentes, e os erros de omissão, onde dados são deixados de fora de fórmulas. O último tipo de erro seria o mais grave, devido a maior dificuldade de ser detectado.

 

Um exemplo que se tornou famoso é o caso onde dois conceituados economistas de Harvard, Carmen Reinhart e Kenneth Rogoff, publicaram, em 2010, um estudo identificando um limite crítico de dívida de um estado ou governo. [Referência 2] Nos casos em que a dívida pública superasse 90% do PIB, o crescimento econômico seria negativo (0.1%). Diversos políticos utilizaram este estudo como justificativa para a criação de políticas de austeridade e redução das dívidas. Alguns estudantes pediram acessos aos dados usados pelos autores, devido ao fato de não conseguirem replicar os resultados usando a metodologia exposta nos estudos. O resultado apareceu em 2013: foi constatado um erro em uma fórmula no Excel, que deixava de lado os resultados de 25%  dos países considerados. Com a correção, o crescimento econômico para os casos em que a dívida pública supera os 90% do PIB não só deixou de ser negativo, como passou a apontar um valor considerado alto (2.2%)

 

Entre as principais causas apontadas para estes erros, de acordo com Panko, seriam a falta de documentação, e a má formatação das planilhas, com um design mal desenvolvido. 

 

O fato é que em diversas empresas, análises complexas e importantes passaram a ser feitas no Excel, com o uso que se aproxima de limitações do programa, desenvolvendo planilhas com erros e levando a decisões tomadas de forma equivocada, trazendo prejuízo econômico e de tempo. [Referência 3]

 

Além disso, para auxiliar à tomada de decisões complexas, costuma-se criar modelos de otimização matemática. Modelos feitos no Excel possuem diversas limitações que podem impactar os seus desenvolvimentos e utilizações, como a quantidade e a características das variáveis, a utilização da memória e a baixa performance.

 

Para tais usos, se faz essencial a utilização de ferramentas mais adequadas, como linguagens próprias para o desenvolvimento de modelos, solvers mais eficientes e interfaces mais amigáveis para realizar as complexas análises. Na Cassotis, usamos a linguagem AMPL combinada com a plataforma Quandec, que permite uma criação intuitiva de modelos matemáticos e o rápido desenvolvimento de interfaces amigáveis, além de oferecer diversas funcionalidades que permitem o fácil teste de diferentes cenários e as suas comparações, análises de sensibilidades e uma fácil edição e visualização dos dados.

 

Que tal aproveitar este momento para conhecer estas ferramentas e caminharmos juntos rumo a racionalidade das decisões?

 

Referências:

[1] PANKO, Raymond R. What We Know About Spreadsheet Errors. 

[2] KRUGMAN, Paul. The Excel Depression.

[3] SOTO, Christiane. 12 of the Biggest Spreadsheet Fails in History.

 

Cassiano Vinhas de Lima - Consultor na Cassotis Consulting