88% das planilhas Excel possuem erros

Podemos dizer que o Microsoft Excel é hoje uma das ferramentas mais usada por empresas no mundo. Mesmo com o surgimento cada vez maior e mais rápidos de novos programas, o Excel parece não perder espaço.

 

Suas aplicações são das mais variadas: planilhas de acompanhamentos de KPIs, controle de estoque, relatórios financeiros, gestão de projeto... A capacidade do Excel de organizar e manipular dados, criando tabelas, gráficos e diagramas, e de construir diferentes fórmulas e relações entre os dados tornou-o na ferramenta preferida no mundo corporativo.

 

Com o tempo, planilhas para cálculos simples e análises rápidas foram dando espaço a grandes planilhas contendo modelos complexos, com diversas abas, inúmeros gráficos, milhares de fórmulas e uma gigantesca quantidade de dados. Suas aplicações passaram a ser cada vez mais sensíveis, sendo usadas para determinar o orçamentos de empresas, a alocação de seus recursos, análises de retorno de investimentos, por exemplo. Decisões de bilhões de dólares sendo tomada por meio de análises no Excel.

Com tamanha importância, o conhecimento em Excel passou a ser um item obrigatório nos currículos. O domínio da ferramenta passou a ser exigido praticamente em todos os níveis das empresas, ainda que muitas vezes não comprovado pelo candidatos. Por se tratar de uma ferramenta amigável, e de boa documentação, a maior parte dos usuário possui apenas um nível básico de formação e conhecimento, apesar de se considerarem usuários avançados. 

 

Considerando a complexidade dada às planilhas Excel, e a falta de domínio de muitos usuários, chegamos ao título deste post: mais de 80% das planilhas Excel possuem erros. O professor da University of Hawaii Ray Panko descobriu que em média 88% das planilhas Excel contém 1% ou mais erros em suas fórmulas.

 

De acordo com seus estudos [Referência 1], a frequência da geração de erros no desenvolvimento de planilhas é similar à geração no desenvolvimento de códigos de programação. No entanto, estes passam por muito mais baterias de testes e validação antes do início de sua utilização oficial, enquanto que a maior parte das planilhas passam a ser usadas logo na primeira versão desenvolvida.

 

Panko classifica os erros em planilhas em 3 tipos: os mecânicos, como erros de digitação de números, que costumam ser rapidamente detectados e corrigidos; os erros lógicos, como a utilização errada de fórmulas, que são os mais frequentes, e os erros de omissão, onde dados são deixados de fora de fórmulas. O último tipo de erro seria o mais grave, devido a maior dificuldade de ser detectado.

 

Um exemplo que se tornou famoso é o caso onde dois conceituados economistas de Harvard, Carmen Reinhart e Kenneth Rogoff, publicaram, em 2010, um estudo identificando um limite crítico de dívida de um estado ou governo. [Referência 2] Nos casos em que a dívida pública superasse 90% do PIB, o crescimento econômico seria negativo (0.1%). Diversos políticos utilizaram este estudo como justificativa para a criação de políticas de austeridade e redução das dívidas. Alguns estudantes pediram acessos aos dados usados pelos autores, devido ao fato de não conseguirem replicar os resultados usando a metodologia exposta nos estudos. O resultado apareceu em 2013: foi constatado um erro em uma fórmula no Excel, que deixava de lado os resultados de 25%  dos países considerados. Com a correção, o crescimento econômico para os casos em que a dívida pública supera os 90% do PIB não só deixou de ser negativo, como passou a apontar um valor considerado alto (2.2%)

 

Entre as principais causas apontadas para estes erros, de acordo com Panko, seriam a falta de documentação, e a má formatação das planilhas, com um design mal desenvolvido. 

 

O fato é que em diversas empresas, análises complexas e importantes passaram a ser feitas no Excel, com o uso que se aproxima de limitações do programa, desenvolvendo planilhas com erros e levando a decisões tomadas de forma equivocada, trazendo prejuízo econômico e de tempo. [Referência 3]

 

Além disso, para auxiliar à tomada de decisões complexas, costuma-se criar modelos de otimização matemática. Modelos feitos no Excel possuem diversas limitações que podem impactar os seus desenvolvimentos e utilizações, como a quantidade e a características das variáveis, a utilização da memória e a baixa performance.

 

Para tais usos, se faz essencial a utilização de ferramentas mais adequadas, como linguagens próprias para o desenvolvimento de modelos, solvers mais eficientes e interfaces mais amigáveis para realizar as complexas análises. Na Cassotis, usamos a linguagem AMPL combinada com a plataforma de otimização, que permite uma criação intuitiva de modelos matemáticos e o rápido desenvolvimento de interfaces amigáveis, além de oferecer diversas funcionalidades que permitem o fácil teste de diferentes cenários e as suas comparações, análises de sensibilidades e uma fácil edição e visualização dos dados.

 

Que tal aproveitar este momento para conhecer estas ferramentas e caminharmos juntos rumo a racionalidade das decisões?

 

Referências:

[1] PANKO, Raymond R. What We Know About Spreadsheet Errors. 

[2] KRUGMAN, Paul. The Excel Depression.

[3] SOTO, Christiane. 12 of the Biggest Spreadsheet Fails in History.

 

Cassiano Vinhas de Lima - Consultor na Cassotis Consulting